Cliente no paga una factura: qué debe revisar una empresa antes de cobrar

La urgencia por recuperar dinero suele llevar a concentrarse solamente en el monto. Jurídicamente, el primer trabajo es reconstruir la operación: qué se acordó, qué se entregó, qué documento se emitió y qué hizo la contraparte después de recibirlo.

Este orden permite distinguir una factura simplemente vencida de una obligación discutida, parcialmente pagada o cedida a un tercero.

1. Confirma cuándo fue recibida y cuándo vencía

La Ley 19.983 establece como regla general que el saldo insoluto de una factura debe pagarse dentro de treinta días corridos contados desde su recepción.

La ley admite acuerdos excepcionales por un plazo mayor, pero exige condiciones específicas: deben constar por escrito, ser suscritos, no constituir abuso para el acreedor e inscribirse oportunamente en el registro correspondiente. Además, existen restricciones cuando participa una empresa de menor tamaño como acreedora frente a una empresa de mayores ingresos.

Por eso no se debe calcular el atraso solamente desde la fecha de emisión. Conviene verificar:

• Fecha de recepción de la factura.
• Plazo indicado en el documento.
• Existencia y validez de un acuerdo excepcional.
• Vencimientos parciales, si fueron pactados legalmente.
• Pagos o compensaciones posteriores.

Si la factura no menciona expresamente un plazo de pago, la Ley 19.983 aplica la regla de treinta días corridos desde la recepción.

2. Revisa si la factura fue aceptada o reclamada

La misma ley regula la aceptación de la factura. En términos generales, el receptor puede reclamar por su contenido o por la falta total o parcial de entrega de los bienes o prestación del servicio dentro de los ocho días corridos siguientes a la recepción, utilizando un medio que permita acreditar el reclamo.

Si no existe un reclamo oportuno o si hubo aceptación expresa, ese antecedente es relevante. Sin embargo, no conviene concluir automáticamente que todo problema quedó resuelto: todavía se deben revisar los demás requisitos, las comunicaciones y la documentación de la operación.

En facturación electrónica, el Servicio de Impuestos Internos dispone de herramientas para revisar documentos tributarios y registrar aceptación o reclamo. Guarda los comprobantes o resultados de esas consultas; una captura aislada no debería reemplazar el respaldo disponible en el sistema.

3. Acredita que el producto fue entregado o el servicio se prestó

La factura se vincula con una operación comercial real. Para evaluar su cobro son especialmente útiles:

• Guías de despacho recibidas.
• Actas de entrega.
• Correos de conformidad.
• Informes o entregables enviados.
• Registros de acceso o instalación.
• Órdenes de trabajo cerradas.
• Identificación de quien recibió por la empresa deudora.

El artículo 5 de la Ley 19.983 regula los requisitos bajo los cuales la copia de una factura puede tener mérito ejecutivo. Entre otros elementos, considera que no haya sido reclamada, que el pago sea exigible, que la acción no esté prescrita y que exista el recibo de las mercaderías o servicios, con las reglas especiales que la misma ley contempla.

En consecuencia, emitir una factura no significa por sí solo que ya exista un título ejecutivo apto para cobrar judicialmente. La documentación debe revisarse en conjunto.

4. Separa el monto facturado del saldo realmente adeudado

Una cobranza responsable debe indicar cómo se llegó al saldo. Revisa:

• Valor original de la factura.
• Notas de crédito o débito.
• Abonos recibidos y fecha de cada uno.
• Retenciones o descuentos acordados.
• Intereses y comisión legal que pudieran corresponder.
• Costos cuya procedencia deba ser evaluada.

La Ley 19.983 contempla que, producido el atraso conforme a sus reglas, se devengue el interés legal indicado en su artículo 2 bis y una comisión fija de recuperación equivalente al 1 % del saldo insoluto, prevista en el artículo 2 ter. La aplicación y el cálculo deben comprobarse con los antecedentes y la fecha concreta; no es recomendable sumar cifras estimadas en una comunicación de cobro.

5. Comprueba si la factura fue cedida

Una empresa puede haber cedido una factura a una compañía de factoring u otro cesionario. Si eso ocurrió, se debe determinar quién es actualmente titular del crédito y qué actuaciones fueron anotadas.

El Servicio de Impuestos Internos mantiene el Registro Electrónico de Cesión de Créditos para las facturas electrónicas. Antes de cobrar, revisa:

• Si existe una cesión de dominio.
• Si se anotó una cesión en cobranza.
• Si hubo revocaciones o rechazos.
• Qué certificados o comprobantes están disponibles.

Intentar cobrar un crédito ya cedido puede generar conflictos y comunicaciones contradictorias con el cliente.

6. No dejes la prescripción para el final

El artículo 10 de la Ley 19.983 establece que la acción ejecutiva para cobrar el crédito consignado en la copia de la factura prescribe en un año contado desde su vencimiento. Si existen vencimientos parciales, el plazo corre respecto de cada uno.

Ese plazo corresponde a la acción ejecutiva regulada en esa ley. La existencia de otras acciones, sus requisitos y sus plazos necesita una revisión específica. Tampoco debe asumirse que un correo, una llamada o una promesa informal modifica el cómputo.

Cuando la factura lleva meses impaga, la fecha de vencimiento y las actuaciones posteriores deben revisarse antes de seguir negociando sin estrategia.

Qué caminos puede evaluar la empresa

Una vez ordenados los antecedentes, pueden existir distintas alternativas:

Cobranza documentada. Comunicación clara del saldo, sus respaldos y un plazo para responder.

Acuerdo de pago. Puede ser útil cuando la contraparte reconoce la obligación, pero debe dejar correctamente establecido el monto, las fechas y los efectos de un incumplimiento.

Cobro judicial. Requiere determinar si la factura cumple los requisitos para una vía ejecutiva o si corresponde otra acción.

Revisión de defensas o controversias. Si el cliente cuestiona la entrega, el precio o la calidad del servicio, el análisis no puede limitarse al documento tributario.

La elección depende del valor, antigüedad, documentación, situación del deudor y objetivo comercial. Un acuerdo razonable puede ser preferible a un juicio en ciertos casos; en otros, seguir esperando puede aumentar el riesgo.

Errores que debilitan la cobranza

• Enviar montos distintos en cada comunicación.
• No descontar pagos parciales o notas de crédito.
• Confiar solo en la factura y perder los respaldos de entrega.
• Amenazar con resultados o plazos judiciales que no se pueden asegurar.
• Continuar negociando sin revisar prescripción.
• Cobrar directamente una factura que fue cedida.
• Confundir a la empresa que contrató con otra relacionada que no asumió la obligación.

Cuándo conviene pedir una revisión jurídica

La revisión es especialmente importante cuando el cliente desconoce la deuda, existe un reclamo por el servicio, la factura fue cedida, se aproxima el plazo de prescripción, hay varios vencimientos o la contraparte enfrenta problemas financieros.

Gallardo & Compañía cuenta con abogados de cobranza de facturas en Iquique y la Región de Tarapacá. El equipo puede revisar los documentos y explicar qué alternativa corresponde según los antecedentes. Este contenido es general y no determina por sí solo que una factura tenga mérito ejecutivo.

Preguntas frecuentes

Fuentes oficiales consultadas

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